Công văn là một trong những văn bản hành chính theo quy định pháp luật. Văn bản này được sử dụng trong cơ quan Nhà nước, các tổ chức, doanh nghiệp với vai trò như một phương thức giao tiếp. Đồng thời còn được dùng để thực hiện hoạt động thông tin và giao dịch trong phạm vi thẩm quyền của các cơ quan, tổ chức.
1. Khái niệm công văn
Khái niệm công văn không được ghi nhận trong bất kỳ văn bản pháp luật hiện hành. Có thể hiểu, công văn là loại văn bản hành chính được dùng phổ biến trong các cơ quan Nhà nước, các tổ chức. Doanh nghiệp cũng phải soạn thảo và sử dụng công văn trong hoạt động hàng ngày để thực hiện chức năng và nhiệm vụ của mình.
Ngoài ra, với cơ quan nhà nước, văn bản này được coi là một trong những loại phương tiện giao tiếp chính thức của cơ quan Nhà nước với cấp trên, cấp dưới và với công dân. Đặc biệt hơn nữa, trong các tổ chức xã hội và các doanh nghiệp trong hoạt động hàng ngày cũng phải soạn thảo và sử dụng công văn để thực hiện các hoạt động thông tin và giao dịch nhằm thực hiện các chức năng và nhiệm vụ của mình.
Công văn không phải là một văn bản quy phạm pháp luật nên không có hiệu lực đối với tất mọi người, tất cả các cơ quan, đơn vị, tổ chức, doanh nghiệp. Chỉ có giá trị hiệu lực, giá trị áp dụng đối với cá nhân, đơn vị, cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp được nhận.
Công văn là loại văn bản không có ghi rõ thời hạn hiệu lực, thời điểm hết hiệu lực của văn bản giống như văn bản hành chính thông thường. Thời điểm hết hiệu lực của văn bản này là khi nội dung công việc, sự kiện trong công văn đã kết thúc hoặc có văn bản mới thay thế.
2. Một số loại công văn
Phạm vi của công văn được sử dụng trong nhiều lĩnh vực khác nhau, đồng thời cũng có nhiều loại. Trên thực tế hiện nay có một số loại công văn căn cứ theo chức năng như sau:
– Chức năng hướng dẫn: Công văn có nội dung hướng dẫn thực hiện một vấn đề nào đó còn chưa rõ ràng hoặc hướng dẫn về nội dung chưa được quy định trong văn bản quy phạm pháp luật, văn bản nội bộ.
– Chức năng chỉ đạo: Công văn do cấp trên ban hành nhằm thông tin cho cơ quan, bộ phận cấp dưới về các công việc cần triển khai, thực hiện.
– Chức năng đôn đốc, nhắc nhở: Công văn do cấp trên ban hành nhằm nhắc nhở, chấn chỉnh cấp dưới thực hiện các hoạt động, công việc đã được yêu cầu thực hiện trước đó.
– Chức năng đề nghị, yêu cầu: Công văn của cơ quan, bộ phận cấp dưới gửi tới cấp trên hoặc cơ quan, bộ phận ngang cấp nhằm đề nghị, yêu cầu cung cấp thông tin, giải quyết công việc có liên quan.
– Chức năng phúc đáp: Công văn trả lời về những vấn đề mà cơ quan, đơn vị, tổ chức, doanh nghiệp khác yêu cầu thuộc thẩm quyền, nhiệm vụ, quyền hạn của mình.
– Chức năng xin ý kiến: Công văn của cấp dưới gửi cho cấp trên yêu cầu hướng dẫn hoặc cho ý kiến chỉ đạo thực hiện một hoặc một số công việc nhất định.
– Chức năng giải thích: Công văn dùng để cụ thể hóa nội dung của các văn bản khác về việc thực hiện một công việc nào đó mà cá nhân, tổ chức chưa hiểu chưa rõ.
3. Cách soạn thảo công văn
3.1 Yêu cầu khi soạn thảo công văn
Theo kinh nghiệm và nghiên cứu công văn nhiều năm của Công ty Luật Quảng Ninh, khi soạn thảo công văn cần lưu ý các yêu cầu chung dưới đây gồm:
Thứ nhất, câu chữ ngắn gọn, súc tích, bám sát vấn đề chính.
Thứ hai, văn phong nghiêm túc, lịch sự, có tính thuyết phục cao
Thứ ba, công văn cần chứa một chủ đề duy nhất, rõ ràng.
Thứ tư, tuân thủ đúng thể thức theo quy định của pháp luật.
3.2 Hình thức của công văn
Theo quy định tại Khoản 2, 3 Điều 8 Nghị định 30/2020/NĐ-CP ghi nhận hình thức của công văn gồm:
…
2. Thể thức văn bản hành chính bao gồm các thành phần chính
a) Quốc hiệu và Tiêu ngữ.
b) Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.
c) Số, ký hiệu của văn bản.
d) Địa danh và thời gian ban hành văn bản.
đ) Tên loại và trích yếu nội dung văn bản.
e) Nội dung văn bản.
g) Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền.
h) Dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức.
i) Nơi nhận.
3. Ngoài các thành phần quy định tại khoản 2 Điều này, văn bản có thể bổ sung các thành phần khác
a) Phụ lục.
b) Dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn, các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành.
c) Ký hiệu người soạn thảo văn bản và số lượng bản phát hành.
d) Địa chỉ cơ quan, tổ chức; thư điện tử; trang thông tin điện tử; số điện thoại; số Fax.
…
Trên đây là nội dung tư vấn của Công ty Luật Quảng Ninh
Công ty Luật TNHH MTV Luật Sư Quảng Ninh.
Địa chỉ: số 575 đường Nguyễn Văn Cừ, phường Hồng Hải, thành phố Hạ Long, tỉnh Quảng Ninh.
Nếu còn vướng mắc chưa rõ hoặc cần hỗ trợ pháp lý khác, bạn vui lòng liên hệ số điện thoại: 0979.266.128 hoặc Đặt lịch hẹn để được hỗ trợ trực tiếp.
Bài viết liên quan: