Hóa đơn điện tử đã trở thành xu hướng tất yếu trong quá trình chuyển đổi số của nền kinh tế. Tại Việt Nam, việc áp dụng hóa đơn điện tử không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, nâng cao hiệu quả quản lý mà còn hỗ trợ cơ quan thuế trong công tác thanh tra, kiểm tra. Tuy nhiên, bên cạnh những lợi ích rõ ràng, việc sử dụng hóa đơn điện tử cũng tiềm ẩn nhiều rủi ro pháp lý mà doanh nghiệp cần phải nắm rõ để tránh các hậu quả không mong muốn.

Khung pháp lý về hóa đơn điện tử tại Việt Nam

Các văn bản pháp luật chính

Hệ thống pháp luật về hóa đơn điện tử tại Việt Nam được quy định chủ yếu bởi:

Nghị định 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ về hóa đơn, chứng từ, có hiệu lực từ ngày 01/7/2022, là văn bản quan trọng nhất quy định toàn diện về hóa đơn điện tử. Nghị định này thay thế các quy định trước đây và tạo ra một khuôn khổ pháp lý thống nhất, hiện đại hơn.

Thông tư 78/2021/TT-BTC ngày 17/9/2021 của Bộ Tài chính hướng dẫn chi tiết về việc thực hiện Nghị định 123, bao gồm các quy định cụ thể về mẫu hóa đơn, cách thức lập, truyền nhận và lưu trữ hóa đơn điện tử.

Các loại hóa đơn điện tử

Theo quy định hiện hành, có hai loại hóa đơn điện tử chính:

Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là loại hóa đơn được cơ quan thuế cấp mã trước khi doanh nghiệp gửi cho người mua. Đây là hình thức bắt buộc đối với các doanh nghiệp mới thành lập, doanh nghiệp rủi ro cao về thuế, hoặc doanh nghiệp tự nguyện đăng ký.

Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế áp dụng cho các doanh nghiệp có hệ thống kế toán, hóa đơn ổn định và không thuộc diện rủi ro về thuế. Doanh nghiệp tự lập và gửi hóa đơn cho người mua mà không cần thông qua cơ quan thuế trước.

Nghĩa vụ pháp lý của doanh nghiệp

Đăng ký và thông báo

Doanh nghiệp phải đăng ký hoặc thông báo với cơ quan thuế về việc sử dụng hóa đơn điện tử. Đối với hóa đơn có mã, doanh nghiệp cần đăng ký với cơ quan thuế để được cấp tài khoản kết nối. Đối với hóa đơn không có mã, doanh nghiệp phải thông báo phát hành và gửi dữ liệu hóa đơn định kỳ cho cơ quan thuế.

Lập và gửi hóa đơn

Hóa đơn điện tử phải được lập đầy đủ, chính xác các thông tin theo quy định, bao gồm tên người bán, người mua, mã số thuế, tên hàng hóa dịch vụ, số lượng, đơn giá, thành tiền và thuế GTGT. Thời điểm lập hóa đơn phải tuân thủ đúng quy định pháp luật, thường là khi chuyển giao hàng hóa hoặc hoàn thành dịch vụ.

Lưu trữ và bảo mật

Doanh nghiệp có trách nhiệm lưu trữ hóa đơn điện tử trong thời gian tối thiểu 10 năm kể từ năm kết thúc thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế. Hệ thống lưu trữ phải đảm bảo tính toàn vẹn, bảo mật và có khả năng truy xuất khi cần thiết.

Các rủi ro pháp lý chính

1. Rủi ro về vi phạm thủ tục hành chính

Không đăng ký hoặc thông báo đúng hạn với cơ quan thuế về việc sử dụng hóa đơn điện tử có thể bị xử phạt từ 2 triệu đến 5 triệu đồng theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP.

Không gửi dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế hoặc gửi không đầy đủ, không đúng thời hạn có thể bị phạt từ 5 triệu đến 8 triệu đồng đối với doanh nghiệp sử dụng hóa đơn không có mã.

Sử dụng hóa đơn không đúng mẫu hoặc không đầy đủ nội dung theo quy định có thể bị phạt từ 4 triệu đến 8 triệu đồng.

2. Rủi ro về gian lận và sử dụng sai mục đích

Lập hóa đơn khống hoặc hóa đơn không có thật phát sinh giao dịch là hành vi bị xử phạt rất nặng, có thể từ 20 triệu đến 50 triệu đồng, thậm chí bị truy cứu tr책nhiệm hình sự nếu giá trị lớn. Trường hợp nghiêm trọng, người đại diện doanh nghiệp có thể bị xử lý hình sự theo Điều 203 Bộ luật Hình sự với mức án lên đến 7 năm tù.

Mua bán hóa đơn bất hợp pháp là hành vi bị nghiêm cấm tuyệt đối và bị xử lý hình sự. Không chỉ doanh nghiệp bán hóa đơn mà cả doanh nghiệp mua hóa đơn để khấu trừ thuế hoặc hạch toán chi phí đều bị xử phạt.

3. Rủi ro về công nghệ và bảo mật

Mất mát hoặc hư hỏng dữ liệu do sự cố kỹ thuật, thiên tai hoặc tấn công mạng có thể khiến doanh nghiệp mất khả năng chứng minh các giao dịch đã thực hiện, ảnh hưởng đến việc quyết toán thuế và giải quyết tranh chấp.

Rò rỉ thông tin khách hàng từ hóa đơn điện tử có thể vi phạm Luật An ninh mạng và Nghị định 13/2023/NĐ-CP về bảo vệ dữ liệu cá nhân. Doanh nghiệp có thể bị phạt tiền và phải bồi thường thiệt hại cho khách hàng.

Bị tấn công mạng hoặc giả mạo hóa đơn điện tử có thể gây thiệt hại tài chính cho cả doanh nghiệp và khách hàng. Doanh nghiệp cần có biện pháp bảo mật mạnh mẽ và cơ chế phát hiện, xử lý kịp thời.

4. Rủi ro về điều chỉnh, hủy hóa đơn

Điều chỉnh hóa đơn không đúng quy trình có thể dẫn đến tranh chấp với người mua và rắc rối với cơ quan thuế. Theo quy định, việc điều chỉnh hóa đơn phải thực hiện đúng trình tự: lập thông báo điều chỉnh hoặc lập hóa đơn điều chỉnh, và gửi cho cơ quan thuế.

Hủy hóa đơn trái phép hoặc không thông báo với cơ quan thuế có thể bị coi là che giấu doanh thu, trốn thuế. Việc hủy hóa đơn phải có lý do chính đáng và thực hiện đúng thủ tục.

5. Rủi ro về tranh chấp dân sự

Hóa đơn điện tử có sai sót về thông tin người mua, hàng hóa, số tiền có thể gây tranh chấp trong quan hệ mua bán. Mặc dù hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý như hóa đơn giấy, nhưng việc chứng minh và giải quyết tranh chấp có thể phức tạp hơn nếu không có các chứng từ, tài liệu hỗ trợ khác.

Không gửi hóa đơn cho người mua hoặc gửi chậm có thể vi phạm nghĩa vụ hợp đồng và ảnh hưởng đến quyền lợi của người mua trong việc khấu trừ thuế, hạch toán chi phí.

Biện pháp phòng ngừa rủi ro

Xây dựng quy trình nội bộ chặt chẽ

Doanh nghiệp cần xây dựng quy trình rõ ràng từ khâu lập, kiểm tra, phê duyệt, gửi đến lưu trữ hóa đơn điện tử. Phân định trách nhiệm cụ thể cho từng bộ phận, cá nhân và thiết lập cơ chế kiểm soát nội bộ để phát hiện sai sót kịp thời.

Đầu tư vào công nghệ và bảo mật

Lựa chọn nhà cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử uy tín, có khả năng đảm bảo an toàn dữ liệu. Đầu tư vào hệ thống sao lưu dữ liệu định kỳ, áp dụng các biện pháp bảo mật như mã hóa, xác thực đa yếu tố, và thường xuyên cập nhật phần mềm để chống lại các mối đe dọa an ninh mạng.

Đào tạo nhân viên

Tổ chức đào tạo định kỳ cho nhân viên kế toán, bán hàng về quy định pháp luật và quy trình sử dụng hóa đơn điện tử. Nâng cao nhận thức về các rủi ro pháp lý và tầm quan trọng của việc tuân thủ.

Kiểm tra và đối chiếu thường xuyên

Thực hiện kiểm tra nội bộ định kỳ để đảm bảo tất cả các hóa đơn đều được lập, gửi và lưu trữ đúng quy định. Đối chiếu dữ liệu hóa đơn với sổ sách kế toán và chứng từ gốc để phát hiện sai lệch.

Tư vấn pháp lý chuyên nghiệp

Khi có vấn đề phức tạp hoặc nghi ngờ về tính tuân thủ, doanh nghiệp nên tham khảo ý kiến của luật sư, chuyên gia tư vấn thuế để có giải pháp phù hợp và tránh rủi ro pháp lý.

Kết luận

Hóa đơn điện tử là công cụ hữu ích và là xu hướng không thể đảo ngược trong kỷ nguyên số. Tuy nhiên, để tận dụng tối đa lợi ích và tránh các rủi ro pháp lý, doanh nghiệp cần hiểu rõ quy định, tuân thủ nghiêm túc các nghĩa vụ pháp lý và chủ động xây dựng hệ thống quản lý nội bộ chặt chẽ. Việc đầu tư vào công nghệ, đào tạo nhân sự và tư vấn chuyên nghiệp không chỉ giúp doanh nghiệp tránh được các hình phạt hành chính mà còn bảo vệ uy tín và phát triển bền vững trong môi trường kinh doanh đầy cạnh tranh.

Trong bối cảnh pháp luật về thuế và hóa đơn thường xuyên được cập nhật, doanh nghiệp cần theo dõi sát các văn bản mới và điều chỉnh quy trình nội bộ kịp thời để luôn đảm bảo tuân thủ và giảm thiểu tối đa rủi ro pháp lý.

Lưu ý: Nội dung bài viết công khai tại website của Công ty luật Quảng Ninh chỉ mang tính chất tham khảo về việc áp dụng quy định pháp luật. Tùy từng thời điểm, đối tượng và sự sửa đổi, bổ sung, thay thế của chính sách pháp luật, văn bản pháp lý mà nội dung tư vấn có thể sẽ không còn phù hợp với tình huống Quý khách đang gặp phải hoặc cần tham khảo ý kiến pháp lý. Trường hợp Quý khách cần ý kiến pháp lý cụ thể, chuyên sâu theo từng hồ sơ, vụ việc, vui lòng liên hệ với Chúng tôi qua các phương thức bên dưới. Với sự nhiệt tình và tận tâm, Chúng tôi tin rằng văn phòng Luật sư Quảng Ninh sẽ là nơi hỗ trợ pháp lý đáng tin cậy của Quý khách hàng.

Công ty Luật TNHH MTV Luật Sư Quảng Ninh.

Địa chỉ: số 575 đường Nguyễn Văn Cừ, phường Hạ Long, tỉnh Quảng Ninh.

Địa chỉ chi nhánh: số 31 đường Lý Thường Kiệt, tổ 1, khu 3, phường Uông Bí, tỉnh Quảng Ninh.

Nếu còn vướng mắc chưa rõ hoặc cần hỗ trợ pháp lý khác, bạn vui lòng liên hệ số điện thoại: 0961.926.188/0979.266.128 hoặc đặt lịch hẹn để được hỗ trợ trực tiếp.