Thủ tục thành lập chi nhánh công ty

Chi nhánh là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ thực hiện toàn bộ hoặc một phần chức năng của doanh nghiệp kể cả chức năng ủy quyền cho doanh nghiệp kể cả chức năng đại diện theo ủy quyền. Chi nhánh mặc dù được phép thực hiện hoạt động kinh doanh nhưng chỉ là một đơn vị trực thuộc công ty, không có tư cách pháp nhân độc lập. Chi nhánh có con dấu và tài khoản riêng. Chi nhánh là loại hình đơn vị phụ thuộc duy nhất có thể xuất hóa đơn đỏ (hóa đơn giá trị gia tăng) và phải kê khai thuế giá trị gia tăng tương tự như công ty (kể cả khi không phát sinh doanh thu).

Hình ảnh minh họa

1. Điều kiện thành lập chi nhánh công ty

1.1. Điều kiện về tư cách hoạt động của chi nhánh

Để có thể thành lập chi nhánh thì công ty cần phải được thành lập trước. Sau khi công ty có Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp thì mới có thể thực hiện thủ tục thành lập chi nhánh. Do đó, không thể thực hiện thủ tục thành lập chi nhánh cùng với thủ tục thành lập công ty.

1.2. Điều kiện về tên chi nhánh

• Tên chi nhánh phải được viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, các chữ cái F, J, Z, W, chữ số và các ký hiệu. Tên chi nhánh phải bao gồm tên công ty kèm theo cụm từ “Chi nhánh” đối với chi nhánh. Ví dụ: Tên công ty là: Công ty TNHH Việt An thì tên chi nhánh bắt buộc phải có cụm từ: Chi nhánh công ty TNHH Việt An tại…….
• Ngoài tên bằng tiếng Việt, chi nhánh của doanh nghiệp có thể đăng ký tên bằng tiếng nước ngoài và tên viết tắt.

1.3. Điều kiện trụ sở chính chi nhánh

• Trụ sở chính của  chi nhánh là địa điểm liên lạc của doanh nghiệp trên lãnh thổ Việt Nam, có địa chỉ được xác định gồm số nhà, ngách, hẻm, ngõ phố, phố, đường hoặc thôn, xóm, ấp, xã, phường, thị trấn, huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương; số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có).
• Doanh nghiệp có quyền lập chi nhánh ở trong nước và nước ngoài. Doanh nghiệp có thể đặt một hoặc nhiều chi nhánh tại một địa phương theo địa giới hành chính.

1.4. Điều kiện về ngành, nghề kinh doanh chi nhánh

• Ngành, nghề kinh doanh của chi nhánh phải đúng với ngành, nghề kinh doanh của doanh nghiệp.
• Theo đó, chi nhánh công ty chỉ được đăng ký các ngành nghề mà công ty có đăng ký.

1.5. Điều kiện về người đứng đầu chi nhánh

• Người đứng đầu chi nhánh là cá nhân, có đầy đủ năng lực hành vi dân sự; Có thể là người khác hoặc thành viên công ty.
• Người đứng đầu chi nhánh không thuộc trường hợp người bị treo mã số thuế trên hệ thống đăng ký thuế và đăng ký doanh nghiệp quốc gia.

2. Lựa chọn loại hình hoạt động của chi nhánh

Doanh nghiệp có thể lựa chọn hình thức hạch toán chi nhánh độc lập hoặc phụ thuộc. Điểm chung của hai loại hình là cả hai hình thức chi nhánh này đều không có pháp nhân. Cả hai đều có quyền phát sinh hoạt động kinh doanh, được xuất hóa đơn VAT độc lập với công ty. Thuế môn bài chi nhánh nào cũng phải đóng là 1.000.000đồng/năm. Hoạt động theo ủy quyền và phân công từ công ty. Tuy nhiên, mỗi hình thức có sự khác nhau cụ thể liên quan đến báo cáo thuế:

2.1. Thành lập chi nhánh công ty hạch toán độc lập

• Về thuế: chủ động xác định chi phí tính thuế và thu nhập tính thuế.
• Chịu trách nhiệm kê khai và nộp thuế thu nhập doanh nghiệp không kể liên quan gì đến hiệu quả kinh doanh của công ty cũng như các chi nhánh khác trong cùng công ty.
• Hạch toán đầy đủ sổ sách, báo cáo tài chính,…
• Phòng kế toán hay bộ phận kế toán ở chi nhánh hạch toán độc lập là một đơn vị kế toán theo Luật kế toán.

2.2. Thành lập chi nhánh công ty hạch toán phụ thuộc

• Chuyển số liệu, chứng từ doanh thu, chi phí về công ty để cuối năm hạch toán chung báo cáo tài chính.
• Công ty kết hợp số liệu của các chi nhánh khác cùng công ty và hoạt động của công ty để hạch toán và thực hiện nghĩa vụ thuế thu nhập doanh nghiệp.
• Số liệu trong sổ sách là một phần của sổ sách của công ty.
• Đơn vị kế toán của công ty bao gồm bộ phận kế toán các chi nhánh.

            Hình ảnh minh họa

3. Thủ tục quy trình các bước thành lập chi nhánh công ty (Kể từ ngày 20/7/2023)

Bước 1: Thông qua quyết định thành lập chi nhánh và bổ nhiệm Giám đốc chi nhánh.

Bước 2: Xin cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh tại Phòng ĐKKD tỉnh nơi đặt trụ sở chi nhánh.

Bước 3: Đóng lệ phí đăng ký kinh doanh.

Bước 4: Nhận Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh từ Phòng ĐKKD.

Bước 5: Khắc dấu tròn chi nhánh. Bước 6: Mở tài khoản ngân hàng cho chi nhánh. Bước 7: Đăng ký chữ ký số điện tử, hóa đơn điện tử cho chi nhánh.

Dưới đây là Quy trình cụ thể của thành lập chi nhánh công ty:

Quy trình thành lập chi nhánh công ty cổ phần và thành lập chi nhánh công ty TNHH là như nhau, đều bao gồm các bước sau:

Bước 1: Thông qua quyết định thành lập chi nhánh và bổ nhiệm Giám đốc chi nhánh.

Bước 2: Xin cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh tại Phòng ĐKKD tỉnh nơi đặt trụ sở chi nhánh.

Bước 3: Đóng lệ phí đăng ký kinh doanh.

Bước 4: Nhận Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh từ Phòng ĐKKD.

Bước 5: Khắc dấu tròn chi nhánh.

Bước 6: Mở tài khoản ngân hàng cho chi nhánh.

Bước 7: Đăng ký chữ ký số điện tử, hóa đơn điện tử cho chi nhánh.

 Hình ảnh minh họa

Quy trình thành lập chi nhánh công ty mất khoảng 15 ngày trong đó thủ tục cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh từ Phòng ĐKKD khoảng 7 ngày trong thực tế. Dưới đây là giải thích chi tiết cho mỗi bước trong quy trình thành lập chi nhánh và hoạt động của nó:

Bước 1: Thông qua quyết định thành lập chi nhánh và bổ nhiệm Giám đốc chi nhánh.

Trước tiên, công ty hoặc tổ chức cần quyết định thành lập một chi nhánh mới. Quyết định này có thể được đưa ra bởi ban giám đốc hoặc cơ quan quản lý cao cấp của công ty.

Sau khi quyết định thành lập chi nhánh, người điều hành sẽ bổ nhiệm một Giám đốc chi nhánh. Người này sẽ chịu trách nhiệm quản lý và điều hành các hoạt động của chi nhánh. Bước 2: Xin cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh tại Phòng ĐKKD tỉnh nơi đặt trụ sở chi nhánh.

Bước 2: Xin cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh tại Phòng ĐKKD tỉnh nơi đặt trụ sở chi nhánh.

Sau khi có quyết định thành lập chi nhánh và đã bổ nhiệm được Giám đốc chi nhánh, công ty cần nộp hồ sơ đăng ký hoạt động chi nhánh tới cơ quan Phòng Đăng ký kinh doanh (ĐKKD) tại tỉnh nơi đặt trụ sở chi nhánh.

Hồ sơ đăng ký bao gồm các thông tin cần thiết về công ty, giấy tờ xác nhận quyết định thành lập chi nhánh và giấy ủy quyền cho Giám đốc chi nhánh.

Bước 3: Đóng lệ phí đăng ký kinh doanh.

Khi nộp hồ sơ đăng ký hoạt động chi nhánh, công ty sẽ phải đóng lệ phí đăng ký kinh doanh theo quy định của cơ quan Phòng ĐKKD.

Lệ phí này thường được tính dựa trên số vốn đăng ký và các yếu tố khác liên quan đến quy mô hoạt động của chi nhánh.

Bước 4: Nhận Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh từ Phòng ĐKKD.

Sau khi tiến hành đóng lệ phí và kiểm tra hồ sơ đăng ký hoạt động chi nhánh, Phòng ĐKKD sẽ xem xét và cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh nếu hồ sơ đáp ứng đủ các yêu cầu và quy định. Giấy chứng nhận này sẽ xác nhận rằng chi nhánh đã được đăng ký và hoạt động hợp pháp trong khu vực đó.

Bước 5: Khắc dấu tròn chi nhánh. Sau khi có Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, công ty cần chuẩn bị một con dấu tròn cho chi nhánh.

Đây là bước quan trọng để công nhận và xác nhận các văn bản, hợp đồng, giấy tờ chính thức của chi nhánh. Bước 6: Mở tài khoản ngân hàng cho chi nhánh.

Bước 6: Mở tài khoản ngân hàng cho chi nhánh.

Chi nhánh cần có tài khoản ngân hàng riêng để quản lý tài chính và các hoạt động kinh doanh. Do đó, sau khi có Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động, công ty sẽ tiến hành mở tài khoản ngân hàng cho chi nhánh.

Bước 7: Đăng ký chữ ký số điện tử, hóa đơn điện tử cho chi nhánh.

Cuối cùng, để thuận tiện trong việc giao dịch điện tử và phát hành hóa đơn điện tử, chi nhánh cần đăng ký chữ ký số điện tử và hóa đơn điện tử tại cơ quan có thẩm quyền. Quy trình này đảm bảo tính hợp pháp và pháp lý của các giao dịch và tài liệu điện tử mà chi nhánh thực hiện.

Như vậy, sau khi hoàn thành tất cả các bước trên, chi nhánh sẽ được thành lập và hoạt động chính thức trong phạm vi địa phương đã đăng ký.

4. Hồ sơ thành lập chi nhánh công ty

– Thông báo thành lập chi nhánh (do người đại diện theo pháp luật ký).

– Quyết định bằng văn bản về việc thành lập chi nhánh: Của chủ sở hữu công ty TNHH một thành viên, Hội đồng thành viên công ty TNHH hai thành viên trở lên, Đại hội đồng cổ đông công ty cổ phần, Quyết định của thành viên công ty hợp danh).

– Biên bản họp về việc thành lập chi nhánh (doanh nghiệp tư nhân, công ty TNHH một thành viên không cần có loại biên bản này).

– Quyết định bổ nhiệm người đứng đầu chi nhánh.

– Giấy tờ cá nhân chứng thực của người đứng đầu chi nhánh:

+ Cá nhân có quốc tịch Việt Nam: Chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu;

+ Cá nhân có quốc tịch nước ngoài: Giấy đăng ký tạm trú do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp, Giấy phép lao động và Hộ chiếu;

– Văn bản ủy quyền cho Công ty Luật sư Quảng Ninh.

– Đối với một số ngành nghề do pháp luật quy định, bản sao hợp lệ chứng chỉ hành nghề của người đứng đầu chi nhánh (hoặc của cá nhân khác thuộc chi nhánh) sẽ được yêu cầu.

5. Ưu nhược điểm khi thành lập chi nhánh

– Ưu điểm của việc thành lập chi nhánh là chi nhánh được hoạt động kinh doanh như công ty mẹ, được quyền đăng ký con dấu riêng, thay công ty mẹ ký hợp đồng kinh tế. Chi nhánh cũng có thể kê khai nộp thuế riêng như một đơn vị độc lập nếu đăng ký là chi nhánh hạch toán độc lập. Việc hoạt động độc lập như vậy giúp thuận tiện cho khách hàng khi chỉ cần đến chi nhánh gần nhất để giao dịch thay vì phải đến trực tiếp trụ sở chính của công ty. Do nhu cầu phát triển của các doanh nghiệp ngày càng gia tăng nên thành lập chi nhánh là nhu cầu tất yếu của doanh nghiệp.

– Tuy nhiên, công ty khi thành lập chi nhánh sẽ phát sinh thủ tục kê khai thuế độc lập cho chi nhánh. Đối với chi nhánh hạch toán độc lập, cuối năm chi nhánh cần lập báo cáo tài chính cho hoạt động của mình. Hiện nay, có hình thức địa điểm kinh doanh có thể phát sinh được hoạt động kinh doanh mà không cần thực hiện kê khai thuế hàng quý, hàng năm. Do đó, nếu công ty định thành lập chi nhánh hạch toán độc lập có thể lựa chọn việc thành lập địa điểm kinh doanh để thay thế.

_____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Công ty Luật TNHH MTV Luật Sư Quảng Ninh.

Địa chỉ: số 575 đường Nguyễn Văn Cừ, phường Hồng Hải, thành phố Hạ Long, tỉnh Quảng Ninh.

Địa chỉ chi nhánh: số 31 đường Lý Thường Kiệt, tổ 1, khu 3, phường Thanh Sơn, thành phố Uông Bí, tỉnh Quảng Ninh.

Nếu còn vướng mắc chưa rõ hoặc cần hỗ trợ pháp lý khác, bạn vui lòng liên hệ số điện thoại: 0961.926.188/0979.266.128  hoặc đặt lịch hẹn để được hỗ trợ trực tiếp.