Doanh nghiệp bị kiểm tra thuế: quyền và nghĩa vụ cần lưu ý

Nhận được “Quyết định kiểm tra thuế” từ cơ quan thuế là một trong những trải nghiệm gây áp lực nhất đối với bất kỳ doanh nghiệp nào. Tuy nhiên, thay vì lo lắng, việc trang bị đầy đủ kiến thức về quyền và nghĩa vụ của mình sẽ là chìa khóa giúp bạn chủ động, tự tin và vượt qua cuộc kiểm tra một cách thuận lợi, đúng pháp luật. Bài viết này sẽ là một cẩm nang ngắn gọn, giúp các chủ doanh nghiệp nắm vững những điểm cốt lõi cần biết khi “tiếp đón” đoàn kiểm tra thuế.

 Quyền của Doanh nghiệp: “Vũ khí” pháp lý của bạn

Nhiều doanh nghiệp thường ở trong tâm thế bị động và bỏ qua những quyền hợp pháp của mình. Hãy nhớ rằng, bạn có các quyền sau đây:

1. Quyền được thông báo trước: Cơ quan thuế phải gửi Quyết định kiểm tra thuế cho doanh nghiệp chậm nhất là 03 ngày làm việc trước ngày tiến hành kiểm tra. Việc kiểm tra đột xuất chỉ được thực hiện khi có dấu hiệu vi phạm pháp luật rõ ràng.
2. Quyền từ chối kiểm tra nếu không đúng thủ tục: Bạn có quyền từ chối làm việc với đoàn kiểm tra nếu:
   • Quyết định kiểm tra không hợp lệ (không có chữ ký, con dấu của người có thẩm quyền).
   • Thành phần đoàn kiểm tra không đúng với những người có tên trong quyết định.
   • Đoàn kiểm tra thực hiện không đúng nội dung và phạm vi đã nêu trong quyết định.
3. Quyền được giải trình: Đây là quyền quan trọng nhất. Trong suốt quá trình kiểm tra, doanh nghiệp có quyền giải trình trực tiếp hoặc bằng văn bản về các số liệu, chứng từ, và các vấn đề mà đoàn kiểm tra đưa ra. Hãy chuẩn bị các lập luận và cơ sở pháp lý vững chắc cho các giao dịch của mình.
4. Quyền được nhận và giải trình về dự thảo biên bản: Sau khi kết thúc kiểm tra, bạn sẽ nhận được dự thảo biên bản kiểm tra thuế. Doanh nghiệp có quyền đọc kỹ, yêu cầu giải trình thêm hoặc bảo lưu ý kiến không đồng ý với các kết luận trong dự thảo trước khi ký vào biên bản chính thức.
5. Quyền khiếu nại, khởi kiện: Nếu không đồng ý với kết luận và quyết định xử lý sau kiểm tra, doanh nghiệp có toàn quyền thực hiện thủ tục khiếu nại lên cơ quan thuế cấp trên hoặc khởi kiện vụ án hành chính tại Tòa án để bảo vệ lợi ích hợp pháp của mình.
6. Quyền yêu cầu bồi thường thiệt hại: Trong trường hợp cơ quan thuế hoặc công chức thuế gây ra thiệt hại cho doanh nghiệp do hành vi trái pháp luật, doanh nghiệp có quyền yêu cầu bồi thường theo quy định.

 Nghĩa vụ của Doanh nghiệp: Nền tảng của sự hợp tác

Bên cạnh các quyền lợi, việc thực hiện đúng và đủ nghĩa vụ sẽ cho thấy sự chuyên nghiệp và thiện chí của doanh nghiệp, giúp quá trình kiểm tra diễn ra suôn sẻ hơn.

1. Nghĩa vụ chấp hành Quyết định kiểm tra: Khi đã nhận được quyết định hợp lệ, doanh nghiệp phải nghiêm túc chấp hành, bố trí người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền để làm việc với đoàn.
2. Nghĩa vụ cung cấp hồ sơ, tài liệu: Đây là nghĩa vụ cốt lõi. Doanh nghiệp phải cung cấp kịp thời, đầy đủ, chính xác các hồ sơ, tài liệu liên quan đến nội dung kiểm tra theo yêu cầu của đoàn, bao gồm:
   • Sổ sách kế toán, báo cáo tài chính.
   • Hóa đơn, chứng từ mua vào, bán ra.
   • Hợp đồng kinh tế, biên bản nghiệm thu, thanh lý.
   • Sổ phụ ngân hàng, chứng từ thanh toán.
   • Hồ sơ nhân sự, bảng lương…
3. Nghĩa vụ giải trình, cung cấp thông tin: Người đại diện của doanh nghiệp phải có trách nhiệm giải trình các nội dung liên quan khi được yêu cầu. Các thông tin cung cấp phải trung thực và chính xác.
4. Nghĩa vụ ký biên bản kiểm tra: Khi kết thúc kiểm tra, người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp phải ký vào biên bản.
   • Lưu ý quan trọng: Nếu không đồng ý với một phần hoặc toàn bộ nội dung trong biên bản, bạn có quyền ghi rõ ý kiến không đồng ý (ý kiến bảo lưu) của mình vào biên bản trước khi ký. Đây là cơ sở pháp lý quan trọng cho việc khiếu nại sau này.
5. Nghĩa vụ chấp hành kết luận và quyết định xử lý: Doanh nghiệp phải chấp hành nghiêm chỉnh các kết luận trong biên bản và quyết định xử lý sau kiểm tra, như nộp đủ số tiền thuế truy thu, tiền phạt, tiền chậm nộp (nếu có).

 Lời khuyên “vàng” cho Doanh nghiệp

• Chuẩn bị từ sớm: Ngay khi nhận được quyết định, hãy rà soát lại toàn bộ sổ sách, chứng từ trong phạm vi kiểm tra. Sắp xếp chúng một cách khoa học, logic.
• Cử người đại diện phù hợp: Nên cử một người (thường là kế toán trưởng hoặc giám đốc tài chính) am hiểu sâu sắc về số liệu của công ty làm đầu mối làm việc duy nhất với đoàn kiểm tra.
• Thái độ hợp tác, chuyên nghiệp: Luôn giữ thái độ bình tĩnh, hợp tác nhưng cương quyết. Mọi trao đổi nên được ghi nhận lại bằng biên bản làm việc.
• Tham vấn chuyên gia: Đừng ngần ngại tìm đến các công ty luật, đại lý thuế hoặc chuyên gia tư vấn có kinh nghiệm để được hỗ trợ về mặt pháp lý và chuyên môn ngay từ đầu. Sự chuẩn bị kỹ lưỡng dưới sự hướng dẫn của chuyên gia có thể giúp bạn tránh được những sai sót không đáng có.

Kết luận: Một cuộc kiểm tra thuế không phải là “ngày tận thế”. Đó là một hoạt động giám sát bình thường của cơ quan nhà nước. Bằng cách hiểu rõ quyền lợi để tự bảo vệ và nghĩa vụ để tuân thủ, doanh nghiệp hoàn toàn có thể vượt qua kỳ kiểm tra một cách an toàn và minh bạch.